Ohio Department of Public Safety: 28 sitios web reunidos en cinco sitios de división con una sola navegación

Una madre que le enseña a manejar a su hijo adolescente, una familia que se prepara para el mal tiempo, un investigador privado que renueva su licencia, un departamento de policía que solicita fondos para cámaras corporales, alguien que pide el reporte de un choque que investigó la State Highway Patrol. Todos buscan al Ohio Department of Public Safety, y cada uno necesita una parte distinta de él.

En 2021, cada una de las cinco divisiones del departamento, la State Highway Patrol, Emergency Medical Services, la Emergency Management Agency, la Office of Criminal Justice Services y Ohio Homeland Security, tenía su propio sitio web, y a su alrededor había crecido una multitud de sitios independientes de programas: ReadyOhio junto al sitio de la Emergency Management Agency, sitios separados para las licencias de investigadores privados y para el centro estatal de análisis de terrorismo, tres sitios para seguridad vial, capacitación de conductores y conductores adolescentes, y un sitio por tablero para las estadísticas de choques por manejar en estado de ebriedad, por distracción y en zonas de obra. El departamento quería terminar con los silos de información y con el contenido duplicado entre sus divisiones.

Cuando el Estado licitó el trabajo en noviembre de 2021, dejó claro que no se trataba de trasladar tal cual cada sitio a la InnovateOhio Platform, la plataforma web compartida del Estado, sino de lograr una sola experiencia en toda la dependencia, con un marco de gobernanza de contenido que las divisiones pudieran sostener por su cuenta, construida antes de que terminara 2022.

Una auditoría de cada sitio, con cada división

Empezamos en febrero de 2022 con talleres de requerimientos con el departamento y cada una de sus divisiones; luego exploramos el contenido de cada sitio existente y racionalizamos el contenido con las divisiones para decidir qué conservar, qué fusionar y qué retirar. Para Homeland Security y Criminal Justice Services comparamos los sitios anteriores con la nueva estructura enlace por enlace antes de mover nada.

Estructuras probadas antes de construirlas

Para cada división trazamos una nueva arquitectura de información en torno a lo que la gente viene a hacer, la prototipamos para escritorio y teléfono, y la probamos con personas del público en tree tests antes de construirla: primero la Highway Patrol, en mayo de 2022; luego la Emergency Management Agency en dos rondas, la Traffic Safety Office, Emergency Medical Services, Criminal Justice Services y Homeland Security. Esas estructuras son los menús que la gente usa hoy, del Prepare & Respond y el Mitigation & Recovery de la Emergency Management Agency a las secciones Certifications, Education & Testing y Medical Transportation Licensing de EMS.

Una sola navegación en todo el departamento

Diseñamos y construimos un selector para todo el departamento en el encabezado de los sitios de división, en escritorio y en teléfono, para que quien llega a la división equivocada pueda pasar a la correcta, o al sitio principal del departamento, en un solo paso.

Plantillas que el departamento puede reutilizar

Construimos tres plantillas reutilizables, una página de presentación para nuevas iniciativas, una página de tableros de estadísticas y un patrón de documento extenso para planes y manuales, y las usamos para los tableros de la Highway Patrol sobre manejo en estado de ebriedad, distracción al volante y zonas de obra, el plan estatal de mitigación de riesgos en el sitio de la Emergency Management Agency y páginas de presentación para iniciativas como el eclipse solar y el Ohio Cyber Collaboration Committee.

Contenido migrado, verificado y entregado

El personal de cada división curó su propio contenido con nuestro apoyo, siguiendo el método Content-First de la plataforma, y nosotros lo exportamos, depuramos e importamos. Validamos los sitios contra Section 508 antes del lanzamiento y corregimos lo que encontró la revisión, capacitamos a los autores, revisores y aprobadores de las divisiones, dimos capacitación en analítica y actualizamos las guías prácticas con las que trabajan.

El sitio de la Highway Patrol salió en vivo el 31 de agosto de 2022, junto con un sitio para la Ohio Investigative Unit; la Ohio Traffic Safety Office, que reunió los sitios de capacitación de conductores y de conductores adolescentes, salió al día siguiente, y las demás divisiones en los meses posteriores, con soporte después del lanzamiento y una hoja de ruta hasta marzo de 2023.

Cuatro años después, en septiembre de 2026, los sitios de división siguen funcionando en la InnovateOhio Platform con las estructuras que probamos, y 13 de las direcciones anteriores de los programas llevan a ellos: ready.ohio.gov abre el Prepare & Respond de la Emergency Management Agency, el sitio de licencias para investigadores privados abre la sección de licencias de Homeland Security y el sitio para conductores adolescentes abre la sección para madres, padres y adolescentes de la Traffic Safety Office.

Llevamos el programa para el departamento de la auditoría al soporte posterior al lanzamiento, sobre nuestro trabajo previo de llevar a la plataforma sus primeros sitios de programas, como Motorcycle Ohio y el Ohio School Safety Center, en 2019–2021. Cómo se construyó la plataforma misma se cuenta en los cimientos de la puerta digital de Ohio.