MyPepsiCo: un portal global que también llega a quienes no tienen escritorio

La gente de PepsiCo trabaja en oficinas, plantas, laboratorios y rutas de venta, y muchas personas no tienen escritorio ni computadora de la empresa. En México, el portal anterior solo se abría desde la red de PepsiCo, así que para el personal de primera línea un kiosco compartido en su sitio era la única forma de entrar. En un taller de 2016, los empleados dijeron que el portal “no tenía orden”, que se necesitaban muchos clics para llegar a cualquier lado y que el boletín seguía llegando por correo.

Cada país tenía su propio sitio. En Latinoamérica “casi todo es manual”, la gente recurría a varios servicios para llegar a una sola información y, cuando no podía usar un kiosco, le preguntaba en persona a su supervisor. En Brasil, la información de Recursos Humanos estaba repartida en distintos portales y algunos trámites implicaban llevar papeles a Recursos Humanos. En China y Taiwán, los portales requerían VPN.

PepsiCo quería un solo portal global. Lo difícil era que tenía que sentirse local: en el idioma del empleado, con las prestaciones y noticias de su país, protegido para las personas a quienes aplica y escrito por equipos locales que conocen a su gente.

Una base que todas las regiones pudieran compartir

Desde finales de 2015 trabajamos con los equipos de PepsiCo en la base del nuevo MyPepsiCo, montada sobre IBM WebSphere Portal y Web Content Manager con la arquitectura de información y los componentes de nuestro Portal Blueprint: contenido entregado por país y rol, una experiencia compartida por todas las regiones y unidades de negocio, y un modelo de gobierno que permite a los responsables y autores locales publicar sin esperar a TI.

Primero México, con kioscos incluidos

En México construimos tableros personalizados y sitios para Comunicación Corporativa, Recursos Humanos, Operaciones y TI. El personal de primera línea recibió una página de inicio propia, con sus prestaciones, sus solicitudes pendientes y un acceso a sus herramientas de trabajo, disponible desde los kioscos de cada sitio. Salió en vivo en noviembre de 2016, en español, y el portal anterior se retiró.

Una región tras otra, primera línea incluida

Los sitios de Recursos Humanos de Latinoamérica siguieron en 2018, para Caribe y Centroamérica, los países andinos y el Cono Sur: una audiencia de 17,600 personas, 9,000 de ellas de primera línea, con contenido protegido por nivel, país y razón social. Brasil siguió a inicios de 2019 para más de 14,000 empleados, en portugués de Brasil, y China y Taiwán en 2019, en chino simplificado y tradicional, con las prestaciones y políticas de cada uno.

Equipos que lo operan por su cuenta

Cada migración incluyó inventario y depuración de contenido, migración y capacitación para los autores locales, adaptada a las personas para quienes escriben, del personal de primera línea a los directores, para que cada región pudiera mantener sus sitios al día después de nuestra salida.

Para 2019, los empleados de México a Brasil, los Andes, China y Taiwán encontraban sus prestaciones, políticas y noticias en un solo portal global, en su propio idioma (MyPepsiCo admite 25), en lugar de un sitio distinto por país, y el personal de primera línea tenía páginas escritas para él. Más de 200,000 piezas de contenido se migraron a MyPepsiCo.

Montamos su base en 2015, llevamos a él las regiones y le dimos soporte hasta 2021, junto con los sitios que construimos sobre esa misma base para I+D, mercadotecnia, cumplimiento y Recursos Humanos.