Ohio Supplier Portal: PeopleSoft, fácil para las empresas que le venden al Estado

Para una empresa que le vende al Estado, las preguntas son sencillas: ¿llegó mi orden de compra?, ¿dónde está mi factura?, ¿cuándo me pagan? Las respuestas estaban en el sistema financiero PeopleSoft del Estado, y el sitio de proveedores existente las mostraba con una interfaz obsoleta, diseñada en torno al sistema y no al proveedor. Registrarse como nuevo proveedor implicaba un formulario largo con todo lo que el sistema financiero necesitaba para dar de alta a un vendedor.

La Office of Budget and Management (OBM) se propuso que el Ohio Supplier Portal fuera la puerta de entrada para todas las empresas que hacen, o quieren hacer, negocios con el Estado. El nuevo portal tenía que funcionar en la nueva plataforma digital del Estado, conectarse con OAKS, el sistema PeopleSoft del Estado, y permitir a los proveedores entrar con el acceso del Estado, sin reescribir el sistema financiero de fondo.

Las preguntas del proveedor, respondidas en una pantalla

Diseñamos el portal en torno a lo que los proveedores vienen a revisar: un tablero, y órdenes de compra, facturas y pagos con su estado en lenguaje claro y filtros por rango de fechas y estado, para que un proveedor sepa en qué va un pago sin conocer cómo lo organiza PeopleSoft. Las palabras salieron de recorridos con OBM: “supplier” y no “vendor” en cada pantalla, y textos de ayuda que OBM puede actualizar sin llamar a TI.

Facturación sin papeleo

La segunda versión, en 2018, llevó la facturación en línea. Un proveedor abre una orden de compra y factura contra ella, con los datos de la orden ya llenos, cantidades parciales y archivos adjuntos, o envía una factura sin orden de compra; puede guardar borradores y un tablero muestra en qué va cada factura. Los administradores de cada proveedor también pueden dar acceso a su propio personal. Por dentro es el módulo eSettlements de PeopleSoft; en pantalla es un formulario corto.

El registro como una conversación guiada

Convertimos el registro de proveedores en un asistente paso a paso, construido como una aplicación de una sola página en Vue.js. Los proveedores avanzan y retroceden entre los pasos sin que la página se recargue ni se pierda lo que escribieron, y el portal rellena lo que ya capturaron al crear su cuenta.

Una nueva cara, con PeopleSoft intacto

El portal funciona en la plataforma de experiencia digital del Estado y se comunica con PeopleSoft mediante servicios web y una capa de middleware. Ese diseño de tres capas fue el primero del Estado: la experiencia del proveedor puede cambiar rápido, mientras las reglas de negocio y los datos de PeopleSoft se quedan donde están.

La primera versión salió en vivo en 2017; la segunda, con facturación en línea y un nuevo tema adaptable, la siguió en 2018. El Supplier Portal fue el primer proyecto en la nueva plataforma digital del Estado, entonces llamada Ohio Digital Experience y después InnovateOhio Platform, y nuestro primer trabajo para el Estado de Ohio, en un programa encabezado por Deloitte.

Demostró un patrón que el Estado siguió usando: poner una cara moderna, centrada en las personas, sobre un sistema establecido en lugar de reemplazarlo. Sobre esa base, el Estado lanzó después OhioPays.