Ohio Board of Nursing: el personal de enfermería empieza por su rol, no por una pila de PDF

El Ohio Board of Nursing otorga licencias y certificaciones a enfermeras y enfermeros registrados, prácticos y de práctica avanzada, auxiliares de medicación, técnicos de diálisis, promotores comunitarios de salud y doulas: más de 300,000 licencias y certificados según las cifras del Board en 2022. Sus prioridades, en sus propias palabras, son otorgar licencias a la fuerza laboral de enfermería de forma eficiente y retirar a tiempo de la práctica a quienes representan un peligro, para proteger a los pacientes de Ohio. nursing.ohio.gov sirve a ambas: ahí empieza el personal de enfermería para solicitar y renovar su licencia, los estudiantes consultan el NCLEX, los empleadores verifican una licencia y el público presenta quejas y consulta las acciones disciplinarias.

En 2022, mucho de lo que esas personas necesitaban estaba en PDF. Cuando el Board pidió llevar su sitio a la InnovateOhio Platform del Estado, su propia lista pasaba de 200, de licencias y educación continua al NCLEX, personal militar y veteranos, formularios y registros disciplinarios, y el nuevo sitio tenía que salir en vivo por fases entre septiembre de 2022 y enero de 2023.

En 2025 el Estado empezó a migrar sus sitios web de HCL Digital Experience a una nueva plataforma basada en Contentful. El Board aprovechó el cambio para pedirle más a su sitio: una navegación más simple y una mejor experiencia para las personas que lo usan.

2022: Decidir, documento por documento, qué necesitaba la gente

Hicimos sesiones de racionalización de contenido con los responsables de contenido del Board para decidir, en cada PDF, si seguía como documento, se convertía en una página web o se reconstruía como formulario digital en Form.io, el constructor de formularios del Estado. Convertimos en páginas los PDF elegidos para la web y construimos los formularios digitales.

2022: Una estructura probada antes de construirla

Construimos una nueva arquitectura de información y un prototipo navegable, en escritorio y en móvil, validamos la estructura con un tree test y construimos la página de inicio y las páginas de sección en la plataforma. Hicimos una validación de Section 508 antes del lanzamiento, y el sitio salió en vivo el 15 de diciembre de 2022; el resto del contenido se publicó por fases hasta enero de 2023, incluida una página For the Public para quienes no son parte de la profesión. Capacitamos a los autores del Board y dimos soporte al sitio hasta febrero de 2023.

2025: Investigación con las personas que lo usan

Para la migración a Contentful volvimos a empezar por las personas: grupos de enfoque en mayo de 2025, un reporte de investigación de descubrimiento y una auditoría y estrategia de contenido para todo el sitio. Probamos un prototipo navegable, en escritorio y en móvil, en sesiones de usabilidad de julio a septiembre de 2025.

2025: Una página de inicio que empieza por tu rol

Diseñamos una nueva estructura de cinco secciones, de Licensing & Certification a Complaints & Regulations, y una página de inicio que hace una sola pregunta: “Select your role” (elige tu rol). Cada uno de los ocho roles, de enfermera o enfermero registrado a doula, abre su propia página; la de enfermería registrada, por ejemplo, reúne los requisitos de educación, cómo solicitar la licencia, cuotas y calendario de renovación, educación continua, procesos disciplinarios y cómo verificar una licencia. Debajo están las tareas más frecuentes, como verificar una licencia o dar seguimiento a una solicitud.

2025: Hacia la siguiente plataforma del Estado

Configuramos el entorno de Contentful y el modelo de contenido del Board, construimos las páginas de sección y migramos el contenido desde HCL, con los documentos del Board en la biblioteca de recursos del Estado en Cloudinary. Después vinieron las pruebas de sistema y de aceptación de usuarios, la capacitación del equipo del Board en septiembre y octubre de 2025 y el cambio a producción a finales de 2025.

Desde finales de 2025, una enfermera o un enfermero que llega a nursing.ohio.gov elige su rol en la página de inicio y llega a una sola página con lo que esa licencia necesita, del calendario de renovación a la educación continua. Los empleadores y el público llegan desde cualquier página a la verificación de licencias, las quejas y las acciones disciplinarias, y el propio equipo del Board opera el sitio en la plataforma Contentful del Estado.

Es la segunda vez que reconstruimos el sitio. La primera, en 2022–2023, sacó el contenido del Board de los PDF y lo llevó a la InnovateOhio Platform en liberaciones por fases; en 2023 el sitio adoptó la nueva marca del Estado, “Ohio, The Heart of it All”, en la implementación que encabezamos en toda la plataforma. La segunda, en 2025, lo migró a Contentful y Next.js y lo organizó en torno a las personas que lo usan.

Llevamos ambos proyectos para el Board, de la investigación a la salida en vivo, en la plataforma del Estado.