En resumen
- 14 semanas desde la primera línea de código hasta la última hora registrada en nuestro viejo sistema de horas.
- Una persona a la vez: el sistema anterior siguió funcionando para quien aún no se cambiaba. Apagarlo fue el último paso, no el primero.
- La IA propone, las personas deciden: recibos, propuestas y enunciados de trabajo se vuelven borradores que una persona aprueba, y la categoría que sugiere la IA queda registrada junto a la que la persona conserva.
El 22 de junio, alguien en Base22 registró unas horas en nuestro viejo sistema de horas. Fue el último registro que hicimos ahí. A partir de la semana siguiente, cada hora y cada factura de la empresa pasó por Jarvis, la plataforma de operaciones que empezamos a construir el 13 de marzo.
No hubo fin de semana de migración, ni congelamiento de datos, ni correo de lanzamiento. Esa es la parte de la historia que creemos que vale la pena contar.
Las herramientas sueltas se nos quedaron chicas
Como la mayoría de las firmas de servicios profesionales, operábamos con un puñado de buenas herramientas, cada una con una sola tarea: un sistema de horas y gastos, un sistema contable, y un conjunto de hojas de cálculo y herramientas menores para el pipeline, los clientes, el flujo de efectivo y el equipo. Cada una funcionaba bien por su cuenta. El problema eran los huecos entre ellas. Pasar de una propuesta a una estimación, un proyecto, horas semanales, una factura y un pronóstico de efectivo implicaba capturar los mismos datos en varios lugares y esperar que siguieran cuadrando.
Así que construimos un solo sistema que contiene toda la cadena: propuesta → estimación → ganada → plan del proyecto → horas y aprobaciones semanales → factura → pronóstico de efectivo.
Conservamos nuestro sistema contable. Jarvis no lo reemplaza; le envía información. Cuando finanzas cierra un periodo, los gastos aprobados de los empleados se convierten en facturas de reembolso en QuickBooks Online, y la contabilidad se queda donde nuestros contadores la quieren.
Un equipo pequeño construyó Jarvis con agentes de IA como parte del flujo de desarrollo. Cerca de tres de cada cuatro de sus aproximadamente 770 commits se escribieron con un asistente de IA, y un ingeniero decidía qué se publicaba. Los agentes proponían; los ingenieros decidían. Es la misma regla que aplicamos a la IA dentro del producto.
La migración: una persona a la vez
La mayoría de las migraciones fallan en el cambio, no en el software, así que no planeamos uno. El sistema anterior siguió sincronizándose con Jarvis para quien aún no se cambiaba, y así todos los reportes estaban completos mientras la gente se pasaba una por una. Lo hicimos en cuatro fases:
- Primero, la seguridad. Antes de que una persona real lo usara, construimos un filtro de correo. En un sistema de prueba, el correo a cualquiera fuera de una lista corta se registra y nunca se envía. Un ensayo jamás debe mandarle una factura a un cliente.
- Un piloto en una copia de desarrollo, con usuarios reales, para ensayar el ciclo completo antes de que algo contara.
- Un piloto en producción, con una meta clara. Desde marzo, unas cuantas personas a la vez registraron sus horas reales en Jarvis, y cada una tuvo que completar un ciclo entero, capturar → enviar → aprobar → facturar, antes de darla por migrada.
- Una ola para toda la empresa, al inicio de una semana. En la última semana de mayo, el sistema anterior todavía tenía cerca de cuatro de cada cinco horas registradas. Para finales de junio no tenía ninguna.
También ordenamos el pasado en lugar de dejarlo atrás. Más de 17,700 horas internas registradas desde 2021 se reetiquetaron con una sola clasificación limpia, sin tocar horas ni costos, para que nuestros reportes se lean bien años atrás, no solo desde el día del lanzamiento.
La facturación también se mudó. Cada factura que hemos emitido desde junio se creó en Jarvis, no se importó de otra herramienta.
Una semana en la vida de una gerente de proyecto
La vista de gerente de proyecto es donde Jarvis se gana su lugar, así que la diseñamos alrededor de lo que un gerente hace realmente en una semana. Cada gerente trabaja sobre sus propios proyectos: el presupuesto, el consumo y el margen del trabajo que dirige. Los ingresos, el margen y el efectivo de toda la empresa se quedan con finanzas.
Lunes. Cada persona del equipo recibe un correo con las horas de la semana anterior ya precapturadas. Un enlace abre la semana para revisarla, sin iniciar sesión, y un botón la envía. La pantalla de inicio le muestra a la gerente una lista de pendientes en lugar de un portal de reportes: qué hojas de horas esperan aprobación, qué proyecto consume más rápido de lo planeado y qué cambios de tareas propuso el equipo.
A principios de semana. La gerente aprueba juntas las horas y los gastos de su equipo, solo en sus propios proyectos, y le da seguimiento a quien no ha enviado. Cuando todos los proyectos de la semana de una persona están aprobados, la semana se bloquea, para que los números que ve finanzas no cambien después.
A media semana. El presupuesto contra el consumo cabe en una pantalla por proyecto, junto a una calificación de salud de entrega que se recalcula cada noche. Cuando se entrega algo, la gerente solicita desde el proyecto que se libere la factura, en lugar de escribirle a finanzas.
Cada vez que se cierra un trato. Un clic convierte una oportunidad ganada en un proyecto activo con su plan, su línea base de presupuesto y su pronóstico de facturación ya listos. La gerente parte de la estimación que el cliente aceptó, no de una hoja en blanco.
La IA propone. Las personas deciden. Todo deja rastro.
Así usamos la IA en el trabajo con clientes en Base22, y Jarvis sigue la misma regla.
Recibos. Los empleados reenvían el correo de un recibo, o una captura de pantalla de un recibo recibido por mensaje, a un buzón compartido, y el gasto se crea como borrador. Un modelo de visión lee el monto, el comercio, la fecha y la categoría. Cerca de la mitad de los gastos que se crean en Jarvis ya llegan así. Registramos la categoría que sugiere la IA junto a la que cada persona conserva, para medir al extractor en lugar de confiar en él: cerca de dos de cada tres sugerencias se quedan tal cual.
Propuestas y enunciados de trabajo. Al subir el PDF de una propuesta, la IA prepara una oportunidad en el pipeline: cliente, tipo de contrato, equipo, entregables, valor y horas. Al subir un enunciado de trabajo, sus tablas se leen de forma determinista, la IA sugiere actividades adicionales y un gerente revisa el plan preliminar antes de que alimente la estimación. Si el paso de IA falla, el flujo sigue sin él.
Los recibos, las calificaciones de salud de los proyectos y la clasificación de documentos corren en modelos que alojamos en nuestra propia infraestructura. La única excepción, la extracción de propuestas, usa un modelo alojado por un tercero, y una persona revisa cada campo antes de guardar nada.
Lo que te diríamos antes de construir el tuyo
- Conserva el sistema de registro en el que confías. Nosotros conservamos nuestro sistema contable y nos conectamos a él. Construir no significa reemplazarlo todo.
- Planea la convivencia, no el cambio. La mayor parte de la ingeniería que hizo esto seguro se fue en que el sistema viejo y el nuevo funcionaran lado a lado.
- Dale a cada usuario piloto una meta. “Lo probé” no es adopción. Un ciclo completo sí.
- Mide la IA en lugar de confiar en ella. Registra lo que la gente cambia desde el primer día.
- Presupuesta para mantenerlo. Una plataforma que construyes es una plataforma que mantienes. Seguimos publicando mejoras a Jarvis cada semana, y ese es el costo real de un sistema a la medida.
Jarvis también cubre el resto de nuestra operación: clientes y contactos, flujo de efectivo entre nuestras entidades de Estados Unidos y México (con deuda y pronósticos), utilización y capacidad, el directorio de personas y el control de equipo con su historial de resguardo. Esas son otras historias.
¿Vas a reemplazar una plataforma heredada?
Ya sea tu plataforma de contenido, tu portal o las herramientas con las que operas tu negocio, lo difícil es la mudanza, no la construcción. Platiquemos de tu migración.
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