Uno de los más grandes malentendidos en relación con los digital workplaces es que son redes sociales empresariales. Probablemente esté relacionado con el auge de las soluciones "out-of-the-box" que proporcionan canales de comunicación interna para relacionarse con la plantilla y el equipo directivo. Ofertas como Slack, Microsoft Teams y Workplace de Facebook destacan sus funcionalidades de mensajería instantánea y videollamada como la principal forma de conectar con los trabajadores.
Estas funcionalidades son esenciales para muchas empresas hoy en día, y seguro que las necesitamos para funcionar correctamente ante los retos del COVID-19. Pero construir un digital workplace va más allá de la simple comunicación. Empezando por el objetivo principal: los digital workplaces se centran en permitir que tu empresa gestione sus procesos internos a través de la tecnología para ser más productivo. Buscan ampliar sus capacidades y permitirte crecer como compañía. Mientras tanto, los canales sociales internos ponen su energía en impulsar el compromiso, el alcance interno y creando conexiones entre compañeros y colegas.
Lo cierto es que las soluciones OOTB similares a las redes sociales son accesibles para pequeñas empresas y startups que necesitan agilidad y un lugar único para comunicarse. Pero rara vez una red social interna puede resolver las necesidades empresariales del día a día. Si tu modelo de negocio depende del crecimiento, escalabilidad y eficiencia en procesos deberías considerar implementar un digital workplace que responda a tus necesidades específicas.
Seleccionamos algunas razones de por qué que deberías considerar adaptar un digital workplace a tus objetivos y metas, especialmente si trabajas en una compañía u organización grande:
1. Los lugares de digital workplaces se enfocan en productividad, no solo en comunicación
Hablar de algo no es lo mismo que hacer algo. Los digital workplaces pueden integrar aplicaciones, sistemas, datos y dashboards en una sola ubicación (como un portal o una DXP). Lo que tu equipo necesita es tener todas las herramientas que necesitan para hacer su trabajo, y hacerlo bien. Desde la recopilación y el análisis de información sobre el campo hasta el diseño de una nueva campaña, un digital workplace es el lugar al que debes dirigirte para empezar a hacer lo tuyo cada día. Sí, ¡la comunicación aún es importante! Pero dar las herramientas, el conocimiento y los lineamientos para operar eficientemente es lo que realmente le dará éxito a tu empresa.
2. Almacenan la memoria de la empresa (y también crean nuevos conocimientos)
Más que nunca, es importante poder compartir conocimientos con otros miembros del equipo y poder conectar con ellos. Pero hacerlo a través de 1-on-1s, Call Centers, centros de ayuda, chats interminables y correos electrónicos sin leer sería ineficiente a largo plazo. Imagina que necesitas buscar las últimas directrices de marca de tu empresa: ¿dónde deberías poder encontrar este recurso? ¿Por dónde empezar la búsqueda? ¿Quién es el encargado de mantenerla actualizada? ¿A quién debes dirigirte en caso de que necesites hacer preguntas? Tus recursos clave, piezas de contenido, informes y medios de comunicación (entre otros documentos) deben guardarse y almacenarse en un espacio dedicado ordenado y bien gestionado. Y preparar el camino para que tu equipo tenga acceso al conocimiento de tu empresa ("la memoria de la empresa") sin esfuerzo es el camino correcto.
3. Pueden integrar sistemas y plataformas empresariales, y crear nuevos conocimientos
La mayoría de las redes sociales se ocupan de los usuarios, las toneladas de mensajes, el etiquetado y el multimedia. Los digital workplaces se ocupan de aplicaciones, sistemas, portales y software, y de la gestión de usuarios a nivel de empresa. Teniendo esto en cuenta, hagamos una distinción importante: almacenar no es lo mismo que utilizar la información. Al reunir los procesos, los datos y la información en un solo lugar, se puede crear conocimiento con otros departamentos o unidades de negocio. Ese es el nivel definitivo de la integración de sistemas: tomar mejores decisiones, permitir la convergencia de los conocimientos de sus diferentes PyMEs y departamentos, y convertirse en una organización más receptiva. Si tus diferentes tecnologías no están integradas y no se comunican entre sí, probablemente estés obteniendo sólo la mitad de los conocimientos que tu equipo puede crear.
4. Proporcionan seguridad a nivel empresarial
Otra característica interesante de los digital workplaces es la seguridad. Como pieza central en tu infraestructura tecnológica, puede ayudar a establecer la seguridad en todas las soluciones utilizadas por tu empresa: al consolidar el acceso y los permisos, puedes gestionar los usuarios, los roles y los permisos a conjuntos específicos de aplicaciones, datos o incluso procesos puntuales. Esto ayuda a gestionar mejor qué usuarios y grupos tienen acceso a qué sistemas y aplicaciones, añadiendo una nueva capa de seguridad. Piensa en los modelos tradicionales, en los que bastaba con conectarse a una red interna para tener acceso a una aplicación; en el mundo conectado de hoy ese modelo puede acarrear vulnerabilidades. Para las grandes organizaciones y empresas, tener un modelo de seguridad de zero-trust es clave para poder operar plenamente y en lugares remotos con toda la comodidad de estar protegidos.
5. Pueden involucrar a los socios comerciales y a los clientes
Las redes sociales internas suelen centrarse en los trabajadores, los colegas, las PyMEs y los equipos locales, pero rara vez involucran a los clientes y los socios comerciales; estos últimos suelen tener sus propios canales de comunicación separados, como los canales sociales externos y los boletines informativos. En cambio, los digital workplaces aprovechan los datos y la información no sólo para el público interno, sino también para las partes interesadas externas: disponer de portales o espacios de colaboración dedicados en los que tú y tus socios comerciales, concesionarios, vendedores o proveedores puedan trabajar juntos es probablemente una de las características más útiles de este tipo de soluciones. Piensa en tener un portal autentificado para todos tus distribuidores con abundante información: folletos, precios, recursos, políticas, preguntas frecuentes, vídeos, formularios y encuestas y, por supuesto, notificaciones y mensajería instantánea para la asistencia. Este enfoque en los digital workplaces ha ido logrando un crecimiento lento y constante para las industrias complejas que tienen componentes B2B, como la manufactura, la industria de alimentos y bebidas, los seguros, los servicios de mensajería y las finanzas, así como los QSR con los desafíos de la entrega en línea y su logística.
En resumen, el "Digital workplace" es un concepto relativamente nuevo y hay muchas formas de abordarlo. Como empresa que lleva más de 10 años comprometida con la tecnología y los negocios, podemos decirte que entender tus necesidades -y las de las personas que trabajan contigo- es clave para definir el tipo de solución que mejor se adapte a tu empresa. En este campo no hay errores: sólo un potencial empresarial inexplorado. Si quieres hablar sobre cómo empezar a abordar tu camino hacia un lugar de trabajo digital moderno, escríbenos.
