Aunque pueden funcionar como un socio que pasa inadvertido la mayoría del tiempo, nuestras herramientas y recursos de trabajo son importantes cuando nos enfrentamos a una creciente crisis, ya sea si es a causa de un desastre natural o por la propagación mundial de un virus como el COVID-19. En tiempos como estos, vemos que los negocios y las empresas hacen frente a fluctuaciones importantes en los procesos cotidianos y enfrentan los retos de maneras totalmente nuevas.
Gracias a la automatización y las comunicaciones digitales, tenemos la suficiente tecnología moderna para mantener operando las empresas al nivel necesario. En muchas empresas, ya es posible implementar el trabajo a distancia, pero requiere de una gestión de cambio y guías prácticas que hagan funcionar esta nueva forma de trabajar. De cierta manera, estamos viviendo una gestión de cambio a nivel mundial. Este breve resumen presenta las tecnologías que en estos momentos están al frente, que hacen posible estos cambios para las empresas que están mejor preparadas.
Intranets y portales empresariales
Como dijimos anteriormente en este blog, las intranets, también conocidas como portales, son un medio muy eficiente para lograr una comunicación entre las diferentes audiencias dentro de una organización: ciudadanos, empleados, proveedores, distribuidores, inversionistas, concesionarios, socios comerciales, etc. Un gran ejemplo de esto es la intranet TeamKFC de KFC recientemente premiada, que garantiza los flujos de comunicación desde los niveles directivos hasta la operación; KFC comparte noticias, procedimientos, políticas y contenido relevante para sus más de 4,000 franquicias en Estados Unidos.
Cuando logramos tener una intranet con una customización adecuada, puede ayudarnos a tener una mejor comunicación interna entre los diferentes públicos que se encuentran en otros países y lugares. Pero más allá de compartir logros y noticias, es el mejor medio para comunicar procedimientos, recursos, planes de contingencia y despliegue de operaciones especiales a «puerta cerrada» cuando se da el caso. El contenido y las acciones que se deben comunicar durante una crisis también requieren una estructura más formal que simplemente usar texto (considera videos, gráficos y animaciones). Y lo más claro de todo es que proporciona la privacidad y la seguridad que las redes sociales no garantizan.
Micrositios y landing pages
En tiempos acelerados se requieren acciones rápidas. Y a veces, ser rápido puede ser tan crucial como hacerlo bien. Aunque es difícil crear un sitio web completo durante una crisis, las empresas y organizaciones pueden tener la urgencia de ofrecer un medio de contacto o un tipo de conexión para atender las necesidades de un público específico. En lugar de contratar un equipo externo que les ayude a desarrollarlo, la mejor alternativa es tener un sistema in-house confiable que les ayudará a replicar los principios de su experiencia actual con su portal para desarrollar micrositios más pequeños y de contenido específico, mientras que se está creando algo más nutrido y completo.
Por ejemplo, con el COVID-19 (Coronavirus), ha habido una demanda al por mayor en todo el mundo de obtener respuestas y acciones concretas y rápidas por parte de los gobiernos estatales y municipales. Junto a Base22 y empleando la tecnología que desarrollamos, la plataforma InnovateOhio (IOP) en Estados Unidos desarrolló y lanzó un micrositio sobre COVID-19 para establecer comunicaciones en todo el estado, usando patrones reutilizables, un sistema de diseño y el uso de un suite builder. Ofrece estadísticas actualizadas, guías, medidas de prevención y otros recursos relevantes; además, fue construido y desplegado en menos de una semana. Al reaccionar rápido y con confianza, la IOP creó una única fuente de información fidedigna para afrontar una de las crisis más complejas de la última década y guiar a los ciudadanos de Ohio a través de ella.
Portales de e-commerce
Es evidente que, si existe una función de tu negocio que quisieras que siga operando eficientemente en tiempos difíciles, en definitiva serían las ventas. Los portales de e-commerce les permiten a las empresas automatizar compras y pedidos, de esta manera no dependen de tener un ejecutivo que atienda al cliente para avanzar. La construcción de una plataforma sólida para permitir la escalabilidad y la automatización es una inversión crucial que va a mantener a tu negocio funcionando en tiempos de necesidad, por lo tanto, tu equipo y la operación estén enfocadas en continuar con el negocio como suelen hacerlo. Pero también hay alternativas a través de servicios digitales como Shopify y WooCommerce para WordPress que, si se customizan debidamente, podrían hacer que una pequeña o mediana empresa se mantenga operando.
Herramientas de comunicación en línea
Con el tiempo, el correo electrónico ha perdido valor. Sigue siendo una herramienta de comunicación en línea que es útil para la comunicación uno-a-uno o para darle seguimiento a procesos de negocio particulares que requieren cierta formalidad. Sin embargo, para su pesar, el mundo se ha vuelto más rápido y hasta cierto punto, este medio se percibe como unilateral. Las redes sociales nos han maleducado en ese sentido: ahora exigimos y buscamos mantener un diálogo en cada interacción que tenemos, pero también buscamos agilidad, sin importar el tema que trate. Existen herramientas como Slack y Microsoft Teams (anteriormente, Skype for Business) que brindan profundidad a las comunicaciones empresariales; permiten que los mensajes importantes se difundan rápidamente, sean localizables y rastreables; se dirigen a grupos específicos para tener la prioridad número 1 en nuestros dispositivos (incluso cuando no estamos trabajando); y principalmente, para darle un toque humano según sea el caso.
Queremos agregar esta observación como una nota al margen de este tema: cualquier herramienta de comunicación en línea puede ser el canal principal para la comunicación en tu empresa. Pero tú, como dueño del negocio, necesitas preparar y definir a los stakeholders que estarán usándola.
Existen muchos más recursos y plataformas que pueden desarrollarse o emplearse en tiempos de crisis, incluidas visualizaciones de datos, boletines digitales automatizados y la integración de live feeds desde las redes sociales. Lo más importante es cómo te preparas para lidiar con estas situaciones y decides elegir la solución adecuada que se adapte a las necesidades de tu público. Pregúntate: ¿qué es más útil para ellos y qué implementación puede darle un mayor impacto a tu negocio? Siéntete en confianza de contactarnos y desarrollemos un plan para los desafíos que enfrenta tu empresa.
