Realizar migraciones de contenidos o sustituir un sistema de gestión de contenidos o una plataforma de experiencia digital son procesos a los que se enfrentan muchas empresas, grandes organizaciones y entidades gubernamentales. Cada 3-5 años, es importante analizar cómo los sistemas y tecnologías digitales relacionados con tus procesos de gestión de contenido responden a las operaciones de tu empresa y identificar posibles brechas. La sustitución del CMS suele producirse después de responder a esta pregunta: ¿tu plataforma actual está ayudando a tu organización o empresa a aprovechar su potencial, o se está quedando corta?
Hoy en día, los CMS y los DXP cuentan con multitud de características y funcionalidades que pueden impulsar a tu organización o empresa hacia un mejor compromiso con sus audiencias y socios comerciales, ya sea con sitios web, portales, intranets o incluso aplicaciones móviles. Bajo la pandemia, la construcción de portales con una experiencia de autoservicio se ha vuelto extremadamente importante para industrias específicas, como Finanzas, Retail y Restaurantes, y las DXPs pueden proporcionar la base para ellos. También existen muchas opciones de servicios en la nube, como las ofertas de PaaS, que hacen que la infraestructura sea flexible y más fácil de gestionar para las organizaciones que tienen capacidades limitadas de TI.
Dicho esto, cambiar de plataforma y migrar contenidos de un sistema «heredado» o “legacy” a uno nuevo no es tarea fácil para las grandes organizaciones. Es un proceso que puede llevar de 6 meses (siendo realmente optimistas) a 2 años y puede implicar miles de documentos y páginas web. ¿Te sorprendería saber que una gran organización tiene que enfrentar medio millón de documentos y activos (incluyendo PDFs, videos y audios) como parte de una migración? Y sí, incluye capacitación para todos los autores de contenido, transferencia de conocimiento sobre la nueva plataforma y documentación completa.
Como especialistas en DXP y CMS, en Base22 tenemos mucha experiencia en migraciones de contenidos, por eso queremos compartir contigo algunos de los errores más comunes de empresas y organizaciones cuando empiezan a planificar sus próximos proyectos de replataforma. Aquí tienes la lista, y sabemos que puede darte claridad para tu proyecto.
Error #1: Migrar todos los contenidos existentes, sin excepciones
Migrar todo el contenido y los datos que has almacenado a lo largo de los años es como mudarse sin medir los muebles: ¿Van a caber en tu nueva casa? ¿Necesitas todo esto? ¿Necesitas algo nuevo para una nueva habitación? ¿Cómo puedes mejorar tu comodidad diaria? Una limpieza de contenidos ayuda a comprender cuáles son los contenidos esenciales, cuáles son necesarios y cuáles ya no son útiles para tu organización. Como mencionábamos hace poco en un artículo sobre la memoria de la empresa, producir grandes volúmenes de información y contenidos es la nueva norma. Lo difícil es mantenerlos bien organizados, actualizados y «localizables». Un enfoque de «fuerza bruta», o volcar todo lo que se ha tenido en una nueva plataforma, hará que se empleen muchos recursos, aumentarán los esfuerzos de migración y, probablemente, se producirá cierta confusión al intentar encontrarle sentido.
Error #2: Mantener todo el contenido de la misma forma que antes
En la misma línea de pensamiento, pensar que todo debe funcionar de la misma manera que antes puede ser un enfoque un tanto estrecho de ver. Sustituir tu CMS o DXP es un buen momento para reevaluar cómo está organizado tu contenido. Esto se aplica a la estructura de navegación del sitio web y el portal, pero también en términos de gobernanza y estrategia de contenidos. ¿Quién es responsable de mantener los contenidos actualizados y cuál es la forma más fácil de que un usuario los encuentre? ¿Hay que mantener ese PDF en ese formato o convertirlo en contenido web? Una arquitectura de la información centrada en el usuario, una categorización adecuada de los contenidos, una mejor «encontrabilidad» y, en general, tener flujos de trabajo de gestión de contenido eficaces son parte de los objetivos que debes considerar antes de «migrar» a una nueva plataforma. También debes tener en cuenta que las nuevas DXPs tienen potentes funcionalidades de taxonomía y flujos de trabajo de contenido que pueden ayudarte a simplificar y mejorar tus procesos.
Error #3: Planificar las migraciones de contenido y olvidarse de mejorar el diseño de UX/UI
Diseñar experiencias digitales es más importante que nunca. Es común ver sitios web de marketing de productos o marcas actualizando su diseño al menos una vez al año. Ahora que hay una oportunidad de reconfigurar todo, ¿qué puedes hacer para que tu sitio web o portal sea más moderno? ¿Es accesible tu sitio web y compatible con todos los navegadores? ¿Se ve de forma correcta en distintos dispositivos? Las migraciones de contenido son el momento adecuado para evaluar un nuevo enfoque de diseño, aprovechando todas las funcionalidades y características que ofrece tu nueva plataforma de experiencia digital (DXP).
Error #4: Implementar una plataforma de gestión por canal
Un CMS para un sitio web, un CMS para un portal, un CMS para una aplicación móvil… Esos días se acabaron. Una de las principales características de los DXP «headless» es que permiten centralizar la gestión de contenidos y controlar la producción de los distintos canales mediante una única plataforma. A través de API y microservicios, puedes enviar contenido a varios canales mediante un único esfuerzo, lo que garantiza la coherencia y agiliza los procesos de creación de contenidos. Si tu organización o empresa gestiona múltiples canales digitales al mismo tiempo o contempla un plan repleto de nuevas implementaciones de canales digitales, esto te facilitará la vida. Y sí, dependiendo de tu enfoque de desarrollo, esto puede incluir aplicaciones móviles también.
Error #5: Establecer procesos de flujo de trabajo o publicación que dependan de su equipo de TI
Una gran mejora de los últimos años en este campo ha sido el creciente enfoque de «arrastrar y soltar» en la gestión de contenidos. Mediante el uso de plantillas, widgets y componentes, los DXP ofrecen ahora herramientas a los autores de contenidos para crear páginas web y páginas de destino más fácilmente, sin depender de un equipo de TI para el diseño o la publicación. Permitir a los autores de contenidos hace que tu organización sea más ágil en la comunicación, compartiendo conocimientos y estableciendo conversaciones significativas en cuestión de minutos. Para ello, es crucial preparar tus activos y contenidos como un sistema (un sistema de diseño, eso sí) gestionado por tu DXP. En resumen: Evita el retrabajo, evita construir desde cero, céntrate en lo importante.
Error #6: Realizar migraciones de contenido sin evaluar las ofertas empresariales en la nube
Los CMS y los DXP ahora también están disponibles como ofertas en la nube. Esto significa que tu empresa ya no tiene que preocuparse de parches y actualizaciones: a través de una oferta Cloud, un servicio como Liferay DXP Cloud se encarga de todo. La instalación es rápida y directa en comparación con los enfoques de alojamiento e implementación más «tradicionales». Como parte del modelo de suscripción, recibes soporte, escalabilidad de rendimiento, mejoras de seguridad y funcionalidades como copias de seguridad y comprobaciones de salud, entre muchas otras cosas interesantes. En otras palabras, las ofertas en la nube facilitan las migraciones de contenidos.
Incluso las entidades y agencias gubernamentales pueden encontrar que los servicios en la Nube de DXP cumplen con muchos estándares y protocolos de seguridad que se requieren para este tipo de sistemas. Merece la pena revisarlo y considerar su potencial de negocio.
Reemplazar tu CMS o DXP es una gran oportunidad para que tu organización mejore sus canales digitales y construya una experiencia digital rica y sólida para tus audiencias. Al evitar estos errores comunes en las migraciones de contenido, no sólo estás cosechando los beneficios de la tecnología moderna, sino que estás ayudando a tu organización a construir, escalar y aprovechar los canales digitales para hacer crecer tu negocio. Como grandes fans de las plataformas de experiencia digital que somos, podemos guiarte a través del proceso y hacerlo más fácil con las herramientas y patrones que hemos construido a lo largo de los años. Escríbenos y empecemos a construir.
