Algunos errores comunes al reemplazar CMSs y DXPs, y ejecutar proyectos grandes de migración de contenido

Common mistakes in content migration projects

Reemplazar un sistema de gestión de contenido (content management system, o CMS, como se le conoce en ingles) o una plataforma digital es un proceso que enfrentan muchas empresas, organizaciones grandes y entidades de gobierno. De 3 a 5 años es el tiempo recomendado para revisar qué tan bien calibrados están los sistemas digitales y tecnologías que administran contenido con respecto a las operaciones de tus empresas, y así identificar brechas o faltas. Usualmente los procesos de reemplazo de CMS llegan después de esta pregunta: ¿Tu plataforma actual ayuda a tu organización a lograr su potencial o se está quedando corta? 

Hoy en día los CMSs y las DXPs tienen muchas características y funcionalidades que pueden impulsar a tu empresa a lograr un mejor involucramiento con sus audiencias y socios comerciales, sea a través de sitios web, portales, intranets o inclusive aplicaciones móviles. Ante la pandemia, construir portales con una experiencia de autoservicio digital (o self-service) se ha vuelto increíblemente importante para industrias en específico, como Finanzas, Retail, o inclusive Restaurantes/QSR, y las DXPs pueden ser la base sobre la cual se crea este tipo de experiencia. Hay múltiples opciones en la nube también, con ofertas tipo PaaS, que hacen que sea mucho más fácil administrar la infraestructura digital y que quitan la presión de encima a las empresas que no cuentan con un equipo robusto de IT. 

Dicho eso, el cambiar de plataforma y migrar contenido de un sistema “legacy” a uno nuevo no es tan fácil para las organizaciones grandes. Es un proceso que puede tomar desde 6 meses (siendo optimistas) hasta 2 años, y puede tocar miles de documentos y páginas web. ¿Te sorprendería saber que una organización grande normalmente lidia con medio millón de documentos y recursos (entre ellos PDFs, videos y audios) dentro de una migración? Y sí, encima de eso, el entrenamiento para los autores de contenido, la transferencia de conocimiento de la nueva plataforma, y una documentación profunda y precisa.

Como especialistas en DXPs y CMSs, en Base22 contamos con mucha experiencia lidiando con este tipo de proyectos. Queremos compartirte algunos errores comunes de empresas y organizaciones que van a comenzar a planear sus proyectos de reemplazo de plataforma. Sabemos que esta lista te dará claridad para tu próximo proyecto. 

1) Migrar cada pieza de contenido existente, sin excepciones 

Mover todo el contenido y datos que has guardado a lo largo de los años es como cambiarte de casa sin medir tus muebles: ¿Estás seguro de que todo va a caber en tu nueva casa? ¿Tienes espacio para todo? ¿Realmente necesitas todo esto? ¿Vas a necesitar comprar algo para un cuarto nuevo? ¿Qué cosas cambiarías ahora para mejorar tu experiencia? Una depuración de contenido puede ayudar a tu empresa a entender qué es contenido crucial, qué contenido se necesita, y qué contenido ya no es de utilidad para tu organización. Así como mencionamos recientemente en un artículo sobre la memoria organizacional, producir grandes volúmenes de información y contenido es la nueva norma. La parte difícil es mantener todo bien organizado, actualizado, y “encontrable”. Una estrategia más general, es decir, vaciar todo el contenido existente en una nueva plataforma sin excepciones, puede causar que utilices muchos recursos, que inviertas en esfuerzos de migración, y probablemente mucha confusión al tratar de encontrarle lugar y sentido a todo. 

2) Mantener el contenido de la misma manera, sin hacer ajustes 

En esta misma línea de pensamiento, pensar que todo va a funcionar igual que antes es tener la mira corta. El reemplazo de un CMS o una DXP es un buen momento para reevaluar cómo está organizado tu contenido. Esto aplica tanto para temas de estructura de navegación en sitios web y portales, como para gobernanza y estrategia de contenido.  ¿Quién es responsable de mantener el contenido actualizado, y cuál es la mejor forma de exponer el contenido para que un usuario lo pueda encontrar? Si tienes un PDF, ¿se debe de conservar en ese formato o hay que convertirlo a contenido web? Algunos de los objetivos que tienes que considerar antes de “moverte” a una nueva plataforma son una arquitectura de información centrada en el usuario, categorización contenido adecuada, “encontrabilidad” mejorada, y en general buenos flujos de trabajo para la generación de contenido. También es bueno que tomes en cuenta que las nuevas DXPs tienen funcionalidades de taxonomías bastante robustas y flujos de trabajo para autores que pueden facilitar que tus procesos sean más simples y efectivos. 

3) Olvidarte de hacer mejoras en diseño UX/UI

Diseñar las experiencias digitales más importante que nunca. Ya es relativamente común ver que los sitios web de marketing de productos y marcas cambian su “look and feel” al menos una vez al año. Ahora que hay oportunidad de repensar cómo está tu sitio web o portal, ¿qué harías para que fueran más modernos? ¿Cumplen con estándares de accesibilidad y la experiencia mantiene su calidad en distintos navegadores?¿Son responsivos? Las migraciones de contenido son un momento perfecto para repensar el diseño de tu experiencia digital, aprovechando las funcionalidades y características que tu nueva DXP tiene. 

4) Implementar una plataforma de gestión de contenido para cada canal 

Un CMS para el sitio web, un CMS para el portal, un CMS para la aplicación móvil… esa época ya acabó. Una de las funcionalidades centrales de las DXP llamadas “headless” es permitir la centralización de la gestión del contenido, y administrar distintos canales desde una sola plataforma. A través de APIs y microservicios, puedes empujar contenido a múltiples canales en un único esfuerzo, asegurando consistencia en la información y simplificando el proceso de gestión de contenido. Si tu organización o empresa maneja varios canales digitales al mismo tiempo o tiene en la mira un roadmap con múltiples lanzamientos, esto te ayudará mucho a hacer tu vida más fácil. Y sí dependiendo de cómo se implemente el proyecto, esto puede incluir apps móviles también. 

5) Definir flujos de trabajo o procesos de publicación de contenido que dependan de tu equipo de IT 

Una gran mejoría de los últimos años ha sido la mejora de las funcionalidades tipo “drag and drop” cuando se trata de publicación de contenido. Con plantillas, widgets y componentes modulares, las DXPs proveen herramientas a los autores de contenido para construir páginas web de manera más rápida y efectiva, sin depender de un equipo técnico para diseño y publicación. Al empoderar a los autores de contenido, hacer que tu empresa sera más ágil en la comunicación, en compartir contenido, y en entablar conversaciones relevantes con tus audiencia en temas de minutos. Para esto, es recomendable preparar tus recursos y contenido para asentar un sistema (un sistema de diseño) como complemento a tu DXP. En resumen: Hay que evitar retrabajos, hacer cosas desde cero, enfocarse en lo realmente importante. 

6) Pasar por alto los servicios en la nube (Cloud)  

Tanto los CMSs como las DXPs ahora también cuentan con servicios en la nube. Esto significa que tu empresa no tiene que enfocarse sobre hacer parches o instalar nuevas versiones: a través de un servicio en la nube, los servicios como Liferay DXP Cloud pueden manejarlo todo. La instalación es rápida y más directa en comparación con hostings e implementaciones más “tradicionales”. Como parte del modelo de suscripción, recibes soporte técnico, escalabilidad en el performance, mejoras de seguridad, y funcionalidades adicionales como respaldos y diagnósticos, entre muchas otras cosas. Hasta organismos gubernamentales y dependencias pueden usar servicios en la nube de plataformas DXP porque existen opciones que cumplen con estándares y protocolos de seguridad. Vale la pena considerarlo y explorar su potencial. 

El reemplazo de un CMS o un DXP es una gran oportunidad para que tu organización mejore sus canales digitales, y pueda lograr construir una experiencia digital robusta e integral para tus audiencias. Al evitar estos errores comunes, no sólo estás aprovechando los beneficios de las tecnologías modernas, sino que también estás ayudando a tu organización a construir, escalar y aprovechar sus canales digitales para crecer tu negocio. Como grandes fanes de las plataformas de experiencia digital, te podemos guiar y ayudar en este proceso y hacerlo más sencillo con las herramientas y patrones que hemos generado a lo largo de este tiempo. Escríbenos y empecemos a crear nuevos proyectos juntos. 

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