Trabajando remoto durante la pandemia de Covid-19: Mejores prácticas

Working from Home During the COVID-19 Pandemic

Debido a la pandemia de Covid-19, somos la mayor cantidad de personas trabajando desde casa en la historia. Si eres nuevo en el trabajo remoto, estos tips te pueden ayudar organizarte y crear una estructura para planear tus días. Apóyate en esta guía así como la cultura de trabajo continúe cambiando en los siguientes años.

Prepara tu horario

Define un horario y síguelo… la mayor parte de las veces. Uno de los beneficios de trabajar desde casa es la flexibilidad que nos da: esto significa empezar un día más temprano para entrar a una llamada o dar horas extra de trabajo para cumplir con una fecha de entrega. Muchas personas están cuidando a sus familias o ayudando a sus hijos con la escuela online, así que hay que tomar en cuenta estos factores a la hora de crear tu horario. Si hay un tiempo cuando no estás disponible como siempre debido a temas como estos, asegúrate de comunicarlo a tu equipo y de llegar a un acuerdo con tu jefe al respecto.

Tener un horario consistente ayuda a que tus colegas sepan cuándo encontrarte y cuándo no estás disponible. De la misma manera como cuando vas a la oficina y necesitas salir para resolver un tema o un pendiente que tomará algo de tiempo, tienes que comunicarlo.

En tu horario debes de tomar en cuenta recesos breves («breaks») y horas de comida. Cuando trabajas desde casa es fácil olvidarte de ellos o comer apresuradamente para regresar a la computadora en minutos. Aunque en algunos casos esto puede ser necesario, los recesos y breaks te ayudan a concentrarte mejor y mantener un balance vida-trabajo. Ahora que no contamos con el acompañamiento de nuestros colegas, si vives con alguien, es buena idea ponerse de acuerdo para comer a la misma hora. Viéndolo por el lado positivo, para muchas familias que están en esta situación, hay más tiempo y flexibilidad para comer juntos.

Define un espacio donde vas a trabajar

La pandemia ha hecho que las personas tengan una aproximación creativa de cómo aprovechar los espacios de sus casas. Mientras que algunos son afortunados en contar con espacios para una oficina, otros no, y ahora con los niños en casa, el espacio disponible quizá tenga que ser compartido.

Dependiendo de cómo trabajes, y el tipo de trabajo que tengas, tendrás distintas posibilidades de cómo organizar tu espacio de trabajo. Considera rodearte de cosas que te pongan de buen humor, como plantas, imágenes y música. Y asegúrate de que la disposición de tu espacio ayude a que te concentres y que minimice las distracciones.

Aunque tener un espacio definido es una buena manera de asegurarnos que entremos de lleno al trabajo tan pronto nos sentemos en nuestra silla, ahora es cuando más necesitamos la experimentación y la flexibilidad, especialmente si estamos compartiendo el espacio con otros miembros de la familia o con roommates. Quizá necesitas moverte a otro cuarto si necesitas tomar una llamada, o quizá quieras intentar trabajar de pie por periodos a lo largo del día. Si no es posible tener un espacio exclusivo para trabajar, usa la tecnología para lograrlo, como con audífonos con cancelación de ruido. Sea cual sea tu solución, es importante contar con un espacio de trabajo que te inspire y te motive a ser productivo.

Define rutinas

El tiempo que pasamos entre la casa y el trabajo es un tiempo de transición. Sin esta transición, es recomendable contar con una rutina de mañana que te prepare para el día, así como una rutina para acabar el día y que te permita pasar a otras actividades en casa.

Al inicio de la pandemia, muchos pensaron que iba a ser un periodo corto y definido, y saltaron directamente de la cama a la computadora. Ahora, viendo que es una situación de larga duración, las rutinas son muy útiles en ayudarnos a aprovechar mejor nuestros días.

El propósito de tener una rutina por la mañana es de entrar a una mentalidad de trabajo. La recomendación general es hacer algo que disfrutes y que te prepare para el día. La parte de disfrutar significa algo distinto para cada uno: puede ser entrenar, leer un poco, salir a caminar con tu perro, o a cualquier cosa que te ayude a despertar y a estar listo para lo que sigue. Vístete cada día, considerando que las videollamadas son una herramienta importante ahora que estamos distanciados de nuestros colegas, así que asegúrate de vestir como si estuvieras en la oficina. Aunque usar piyamas puede ser un beneficio para algunos, para otros puede ser mala estrategia. Y si eres una persona que disfruta de desayunar, asegúrate de incluirlo como parte de tu rutina.

Aunque durante el día tengas tus llamadas planeadas y lleguen nuevas sin notificación, el tener una rutina general es de bastante ayuda. Los recesos y horas de comida, como comentamos anteriormente, pueden ayudar notablemente. Al empezar el día (o al acabar el día anterior), ve tu calendario para revisar en qué llamadas o juntas necesitas estar, y con eso define lo que necesitas hacer y cómo lograrlo. Teniendo en cuenta las fechas de entrega, programa las partes creativas de trabajo para cuando funciones mejor; esto puede ser en la mañana, o quizá la tarde o la noche. Y recuerda incluir recesos para levantarte y estirar tus piernas como parte de tu rutina de trabajo.

Para algunos empleados, puede ser difícil parar de trabajar si no se alejan físicamente de sus espacios de trabajo; para eso las rutinas de la tarde son bastante útiles. Algo tan sencillo como apagar la computadora y prender la televisión te puede ayudar a desconectarte del trabajo. Lo que sea que escojas, hazlo de manera consistente al final del día para señalar que las horas de trabajo han terminado.

Considera la seguridad y almacenamiento de tus datos

Muchas empresas se están ajustando para guardar su información y datos en la nube en lugar de en computadoras personales. Ahora es momento de usar este tipo de procesos como buena práctica. Aunque no estamos en espacios de tránsito donde estemos muy expuestos a que nos roben la computadora, no está de más tomar algo de precauciones para cuidar nuestra información del trabajo. Y si no es por cuidado de la información, hagámoslo por colaboración. Contamos ahora con nuevas libertades trabajando desde casa, pero seguimos siendo un equipo, así que es importante asegurarnos que no estamos dificultando el progreso de los demás o del proyecto que estemos trabajando en conjunto.

Respaldando también el punto anterior, mostrar y compartir la visibilidad de tu progreso y de lo que estás haciendo ayuda al equipo. Reduce la confusión que puede ocurrir cuando hay múltiples versiones de un mismo archivo en diferentes emails, chats o computadoras. Así que acércate a la nube: muchas herramientas ya están preparadas para trabajar así, y si tu organización todavía no lo respalda, habla con el equipo indicado para habilitar a tu empresa e impulsar este proceso.

Comparte actualizaciones y (sobre)comunícate

En cualquier trabajo, un factor importante de éxito es la habilidad de comunicarte clara y eficientemente. En la situación en la que estamos, la buena comunicación tiene un rol aún más importante porque ayuda a asegurar que todo se mantenga en operación sin problemas. Hoy en día, muchas personas en sus trabajos cuentan con herramientas para habilitar este tipo de procesos; estos son algunos tips que te pueden ayudar a minimizar la barrera de no poder a ver a nuestros compañeros cara a cara:

Programa tus juntas de equipo y reuniones 1-1 con anticipación. Si no las tienes aún, agrégalas a tu calendario online para dar visibilidad al equipo y asegurarles que están en el camino correcto.

Mantén los calendarios actualizados y visibles para cualquiera en tu empresa. Recuerda agregar tiempos de cuando no estarás disponible, cuando ayudarás a tus niños con sus clases, cuando tengas un pendiente o tu agenda del día tenga algún cambio importante.

Usar una webcam no era obligación antes, pero ahora es buena práctica. Hacerlo ayuda a mantener reuniones más dinámicas, inclusive divertidas, y puede contribuir a mantener un ambiente sano de trabajo (por eso es importante vestirse cada día). Si un día no te sientes bien y no puedes prender la cámara, comunícalo al equipo. Y recuerda que puedes cambiar tu fondo del video en caso de que haya mucha actividad o sea un distractor para las personas en la llamada contigo.

Aprovecha las herramientas disponibles y sus funcionalidades. Recuerda definir tu «estado» en Teams, Slack o cualquier herramienta de mensajería que uses. Si te vas a separar de tu computadora por varios minutos o tendrás tu hora de comida, cambia tu estado a «Away» (o «Lejos»). Si estás trabajando en alguna tarea crítica, asegúrate de también comunicarlo a tu equipo. Si estás enfocado en tu trabajo, en una llamada, o simplemente ocupado, no te sientas con la responsabilidad de contestar de inmediato. Si es urgente, tu equipo te lo comunicará.

En resumen, trabajar de manera remota requiere que hagamos sobrecomunicación: de nuestra disponibilidad, progreso y avances. Asegúrate de compartir los cambios en tu agenda con tu equipo. Y notifica a los demás de la situación de tus tareas: no te esperes a la llamada semanal para comunicar que tienes tiempo libre y que puedes tomar más tareas.

No te olvides del bienestar

Trabajar desde casa no es una situación normal donde puedes salir y continuar con tu vida al acabar las horas de trabajo. Para algunos, puede ser difícil encontrar el balance vida-trabajo ya que la vida y el trabajo están sucediendo en el mismo lugar. Afortunadamente, con este te damos algunas ideas de cómo estructurar tu día (no solamente las horas de trabajo), de una manera en la que puedes mantener enfocado, inspirado y saludable.

Tener las rutinas de trabajo de la mañana y de la tarde de las que ya platicamos también tiene beneficios en términos de bienestar, no sólo de ponerte en la actitud de trabajar. Y claro que estos rituales cambian mucho de persona a persona; después de todo nos gustan cosas diferentes y todos vivimos de manera distinta. Pero considera siempre tratar de incluir las siguientes actividades en tu día para que puedas mantenerte física y emocionalmente saludable:

  • Comer alimentos saludables y nutritivos
  • Descansar bien por la noche
  • Levantarte y moverte durante unos minutos
  • Hacer algo que disfrutas
  • Salir y disfrutar la naturaleza, aunque sea dar una vuelta por el vecindario
  • Independientemente de si vives solo o acompañado, trata de mantenerte en contacto con familia, amigos y colegas. A veces todo lo que necesitamos es poder platicar con alguien unos minutos.

Otra cosa que debes de considerar como parte de tu bienestar es que trabajando desde casa puede que sea difícil tomar días por descanso porque, pues, ya encuentras en casa. Ponte en contacto con tu jefe con respecto a tus días de descanso/enfermedad si lo necesitas, de la misma manera en la que lo harías si estuvieras en la oficina.

Conclusión

Recuerda que, para algunos, trabajar desde casa es fácil, pero para otros es todo un reto. Esta no es una situación normal donde podemos acabar con el trabajo y salir. Es importante identificar y reconocer cómo estamos y si lo necesitamos, acercarnos a alguien para pedir apoyo o consejo. Después de todo, para eso son los equipos. Puede ser útil hablar con alguien sobre su rutina y estrategias para hacer que esta manera de trabajo funcione. Tener autoconsciencia y saber lo que funciona mejor para nosotros es un paso crucial en estos momentos. Todos somos diferentes y con esta situación, tenemos flexibilidad para planear nuestros días, así que tratemos de aprovecharlo al máximo.

1024 683 Norma Caballero
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