En la "economía del conocimiento", las organizaciones evolucionan gracias a las experiencias de aprendizaje de sus integrantes, como los organismos colectivos que son. Por esto, la definición de la estrategia de aprendizaje dentro de contextos empresariales se ha vuelto crucial en la búsqueda de mayor productividad y crecimiento.
Generalmente, cuando hablamos de definir la estrategia de aprendizaje de la empresa, el enfoque se encuentra en lo que se adquiere a través de la experiencia directa (es decir, aprender haciendo). Esto quiere decir que se deben de definir las capacidades y habilidades a desarrollar, el seguimiento a los cursos y las diferentes formas en que los empleados pueden aplicar los nuevos conocimientos. Sin embargo, un estudio realizado por Francesca Gino y Gary Pisano de Harvard Business School, Giada Di Stefano de HEC París y Bradley Staats de la Universidad de Carolina del Norte, propone un componente adicional para la ecuación del aprendizaje de la empresa: la práctica reflexiva.
Con base en una serie de estudios, los investigadores llegaron a la conclusión de que, cuando la experiencia directa se combina con la reflexión, los resultados en el rendimiento mejoran. Aun así, como parte del flujo de trabajo de las organizaciones, la práctica reflexiva puede resultar desconocida para algunos. Sin embargo, identificamos algunas de estas prácticas en ciertas actividades que ya se llevan a cabo en la fase final de un proyecto o después de que este ha terminado. El nombre de estas actividades, que básicamente son juntas, varía dependiendo de la industria. Por ejemplo, algunas personas lo llaman “post-mortem”, otros lo llaman “lecciones aprendidas” y en la industria del software, particularmente en la metdología Agile, se llaman “reuniones retrospectivas”.
“No aprendemos de la experiencia, aprendemos a reflexionar sobre la experiencia”. -John Dewey
La importancia de las reuniones retrospectivas
Tal como su nombre lo indica, las reuniones retrospectivas son espacios en los que el equipo dedica un tiempo entre sus actividades diarias para pensar, expresar, discutir y, por lo tanto, reflexionar sobre el trabajo realizado durante la última iteración. Este tipo de reuniones son una actividad colectiva en la que todos los miembros del equipo son responsables de la participación y la organización; ya que, el objetivo es desarrollar las capacidades personales del equipo para mejorar el rendimiento y construir dinámicas de equipo que sean saludables.
Por lo general, hay tres preguntas que guían esta práctica reflexiva:
- ¿Qué funcionó bien para nosotros?
Aquí el equipo reflexiona sobre todos los aspectos positivos y las victorias obtenidas del equipo, pero principalmente, sobre cómo replicar estas prácticas exitosas.
- ¿Qué no funcionó bien para nosotros?
Sin perder la mentalidad de que todo se puede mejorar, el equipo discute sobre las áreas de oportunidad identificadas con la intención de mejorar en el futuro. Es importante evitar que se echen culpas y se den excusas ya que el propósito no es identificar a los miembros de bajo rendimiento, sino encontrar estrategias para superar los problemas y las deficiencias existentes.
- ¿Qué acciones podemos tomar para mejorar nuestros procesos a futuro?
Aquí el equipo toma la reflexión y la retroalimentación para convertirlas en elementos accionables. Parte de los motivos de hacer reuniones retrospectivas es generar colectivamente un plan que lleve al equipo a un lugar mejor.
April Wensel, fundadora de Compassionate Coding, establece que las reuniones retrospectivas bien ejecutadas contribuyen a la felicidad y satisfacción de los equipos, ya que fomentan una mentalidad de gratitud y crecimiento. A través del agradecimiento que se genera al reconocer los pequeños y grandes logros, los equipos fomentan emociones positivas, relaciones más fuertes y actitudes de resiliencia. Por otro lado, como sugiere Wensel, la mentalidad de crecimiento que surge por identificar las áreas de oportunidad, ayuda a los equipos a crear un ambiente que valore la humildad, desarrolle la resiliencia y, en última instancia, que cree una confianza tanto a nivel personal como en el equipo.
Reuniones retrospectivas en proyectos de ritmo acelerado, estrés elevado y agenda apretada
Como lo mencionamos anteriormente, crear espacios formales para la reflexión dentro del flujo de trabajo de la organización resulta beneficioso desde el punto de vista cultural y de rendimiento. Sin embargo, hay ocasiones que se está trabajando con proyectos de ritmo acelerado y con equipos remotos, que resulta difícil encontrar y tomarse un tiempo para reflexionar. Para estos casos, se recomienda adoptar un enfoque asincrónico y utilizar herramientas colaborativas de edición y mensajería.
Para seguir con éxito este enfoque, el facilitador de la reunión deberá recopilar los insights de los miembros del equipo (las respuestas individuales a las preguntas principales) y luego hacer que estas respuestas estén disponibles en un espacio de colaboración, por ejemplo un documento de Google o una página wiki, para finalmente invitar al equipo a hacer comentarios, discutir, y decidir qué acciones se deben tomar. En Base22, utilizamos productos Atlassian (Confluence, Jira y Bitbucket) y recientemente hemos descubierto que Confluence tiene una plantilla para reuniones retrospectivas; esta herramienta puede ayudarte a acelerar la documentación, así como realizar un seguimiento a las acciones y saber quién es responsable de cada una de ellas. Afortunadamente, hay muchas plantillas y recursos disponibles en línea para ayudar a los equipos a realizar retrospectivas mejores y más efectivas.
Aunque el escenario ideal es tener reuniones cara a cara, estas soluciones funcionan particularmente bien cuando se trabaja con equipos remotos. Aún así, es importante resaltar que, independientemente de si la reunión es en persona o de forma remota, la práctica de tomarse el tiempo para detenerse, discutir, compartir, expresar y pensar en mejores escenarios, le dará valor a la dinámica del equipo.
En Base22 incorporamos algunas prácticas de Agile en Fluid, nuestra propia metodología, como la planificación de sprints y de las siguientes reuniones retrospectivas. Por lo tanto, hemos experimentado lo beneficiosas que son estas juntas, ya que nos permiten repensar algunos de nuestros procesos internos y sirven como foro de expresión para todos. Además, después de la reunión, ¡todo el equipo se siente lleno de energía! ¿Has experimentado los beneficios de las reuniones retrospectivas? ¿Cuentas con una práctica reflexiva diferente en tu lugar de trabajo? ¡Nos encantaría saber de ti! Compártenos tus ideas en los comentarios, o no dudes en comunicarte con nosotros para discutir algunas soluciones para tu equipo.
