10 razones por las que los portales fallan

Una gran cantidad de portales (y otros sitios web) no logran alcanzar su máximo potencial. Algunos ni siquiera sobreviven por completo después de que pierden el enfoque inicial cuando finaliza el proyecto y el sitio o portal apenas cobra vida. Por estas razones, en Base22, nos enfocamos en crear portales que se mantengan activos y exitosos, incluso mucho después de cumplir su primer año. Esto significa que no solo debemos pensar en lo que funciona, sino también en lo que no funciona y por qué. Así que, te presentamos diez razones por las cuales los portales fallan. Obviamente, empezaremos hablando sobre el mal contenido.

1. ¿Por qué los portales fallan? No contar la historia completa / Perder el contexto

A menudo, las personas saben cómo contar una historia, dan el contexto y son excepcionales al momento de narra en persona, pero existe un temor a que los demás no quieran leerla o no la aprecien si no está excesivamente diseñada como una atractiva herramienta infográfica de múltiples partes, con elementos flotantes y cuadrados de colores. Solución: Primero cuenta la historia en palabras. Los gráficos deben usarse solo como recuento, nunca deben ser la herramienta principal.

2. Sopa de letras/ Híper branding

Este punto se refiere a la sensación de que necesitamos ponerle un nombre a nuestra iniciativa para diferenciarla del sistema de marca fallido anterior. Al final, nada se llama como lo que realmente es. Ya no es “Paycheck”, es “AlphaAdvantagePlus 2.0”. Solución: Llámalo por lo que es, no por como se llama. El nombre del sistema back-end o programa es solo parte de la historia.

3. Dependencia al correo electrónico / Acumulación de contexto

La mayoría de los comunicados se dan por correo electrónico o en reuniones. Y cuando se considera publicarlos en línea, el contexto no forma como parte de esa tarea. Solo se envía un correo electrónico informando a las personas sobre un programa: qué es, qué se hará, quién está involucrado, cuáles son los próximos pasos y se coloca un póster adjunto. Pero lo único que se pone en línea es el póster, sin ningún contexto. Solución: Primero publica el contexto completo en línea y luego envía un resumen por correo electrónico con un enlace a la fuente de información.

4. Descarga de archivos y Link Farming

Uno de los grandes motivos por los que los portales fallan: se agregan enormes recopilaciones de archivos y enlaces al sistema sin algún tipo de contexto y sin información sobre quién, qué, cuándo, por qué o cómo están ahí. Solamente le dices a la gente dónde está el sistema o el archivo. Eso termina siendo tan útil como una biblioteca sin catálogo. Solución: Cada archivo y cada enlace necesita su propia página de contexto; toma en cuenta que estará en línea alrededor de 5 a 15 años. Por eso necesita un contexto completo, de lo contrario, es mejor no agregarlo al portal.

5. Redundancia / Fragmentación / Duplicación

Cada equipo crea sus propias listas de herramientas útiles. Algunas te dan el contexto, otras no. Algunas las abandonan y al final ninguna resulta ser la fuente oficial de la verdad. Esto hace que la búsqueda de una herramienta común dé como resultado cientos de subpáginas idénticas. Es reflejo de la falta de capacidad para trabajar juntos en una sola fuente reutilizable de la verdad. Solución: Asegúrate de que la organización se comprometa con la única fuente de la verdadera metodología.

6. La maldición de la experiencia

Las personas más capacitadas son las menos capaces para explicar conceptos al personal de nuevo ingreso. Asumen que todos tienen el mismo conocimiento previo. Incluso las personas que saben entrenar bien en persona, sienten la necesidad de mostrar su experiencia mediante el uso de jerga cuando muy probablemente en la audiencia estén sus compañeros. Solución: Pon al personal más nuevo en el equipo para crear o actualizar páginas, y haz que los expertos las revisen. Una persona enseña mejor lo que más necesita aprender.

7. Miedo a la especificidad

¿Por qué los portales fallan? Sin una audiencia clara, las personas tienen miedo de decir algo relevante o útil, y recurren a frases como “pregúntale al gerente”. Solución: Incluso sin tener una personalización compleja, puedes dirigirte a diferentes audiencias de forma simple, usando secciones de la página.

8. Ansiedad Social / Colapso del colaborador

Este es el miedo a activar los comentarios y permitir que cualquier persona que no sea experta agregue contenido a la página o incluso haga pequeñas correcciones. Solución: Supéralo. Tu contenido NECESITA de una comunidad para hacerles sentir como si esto les perteneciera. Aprovecha la energía y el entusiasmo de tu audiencia, y recompensa sus contribuciones (aún así verifica que sean correctas). Lo más seguro es que un flujo de trabajo completo pueda ayudarte con esto.

9. Contenido y abandono del sitio

Las personas tienen la sensación (acertada) de que el portal está abrumadoramente desactualizado debido a muchos de los factores mencionados anteriormente, así como al hecho de que las personas cambian de puesto. Debido a que no hay una comunidad de personas a las que se les permite sentir como que la página es suya y la comunicación sobre los cambios se envía por correo electrónico y no primero en la web, estos sentimientos se amplifican e intensifican. Otro motivo más por los que los portales fallan. Solución: Contenido en dos pasos: cada vez que quieras comunicar sobre un tema por correo electrónico, primero limpia el portal y agrega tu mensaje, ENTONCES envía el correo electrónico.

10. Falta de visión compartida

No es suficiente que solo exista una visión en el liderazgo o entre los principales stakeholders. Tiene que interiorizarse entre todos los involucrados. Los autores, e incluso los usuarios, deben hacerse mutuamente responsables de una visión. Una visión de calidad, consistencia y valor. Cualquier portal puede tolerar cierta cantidad de contenido basura, siempre y cuando se mantenga la atención en los artículos de alta calidad y se asegure que el 90% de la experiencia sea buena. Si la información incorrecta, duplicada y desactualizada se convierte en la regla en lugar de la excepción, todos dejarán de intentarlo. El portal se habrá convertido en un vertedero, en lugar de un museo o una biblioteca. Solución: Asegúrate de que se promuevan buenos ejemplos, y trabaja para mantener siempre una alta calidad.

Por qué los portales fallan: Cómo evitarlo

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